Etika Mengirim Email

1. Salam pembuka

Ada baiknya email yang dikirimkan disertai dengan salam pembuka. Salam pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung penerima email. Salam pembuka kepada guru, rekan kerja, orang yang pantas dihormati, tentu saja berbeda dengan salam pembuka kepada teman atau saudara kita. 

2. Perkenalkan diri

Jika orang yang kita kirimi email adalah orang yang tidak kenal dengan kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu. Jika kita pernah bertemu, sebutkan di mana kita pernah bertemu. Atau jika tidak, lebih baik kita mengatakan juga dari mana kita mendapatkan alamat email tersebut. 

3. Langsung ke pokok permasalahan

Membaca email yang terlalu panjang dapat membosankan. Karena itu, usahakan agar email yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, sehingga tidak perlu terlalu panjang. 

4. Jawablah semua pertanyaan

Jika kita membalas atau mereply email, usahakan agar semua informasi yang ditanyakan kita jawab. Bila kita tidak tahu, jawablah dengan tidak tahu. Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain merasa tidak diperhatikan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi. Hal ini tentu saja akan mengganggu kita.

5. Lakukan pengeditan

Sebelum mengirimkan email, ada baiknya kita mengedit kembali tulisan email kita. Kata-kata yang tidak pas atau kesalahan penulisan yang kita biarkan dapat memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima email. Bila kita memformard sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, akan muncul tanda “>” atau “>>” di setiap baris email yang akan kita forward. Sebaiknya, kita mengahpus tan tersebut. Dengan demikian, penerima email yang kita forward dapat membaca isi email kita tanpa terganggu dengan tanda-tanda di atas. Memforward email tanpa menghilangkan tanda “>” atau “>>” dapat menimbulkan kesan ketidakpedulian kita terhadap email yang kita forward. Namun, pada sebagian website email, tanda tersebut tidak akan ditampilkan apabila kita memforward email. 

6. Gunakan subjek yang sesuai

Selalu gunakan subjel atau judul yang sesuai. Subjek atau judul yang sesua akan memudahkan penerima email menangkap informasi yang ingin kita sampaikan karena judul email akan langsung membuka pikiran penerima akan topic yang kita bahas. Jika kita saling bertukar email beberapa kali, topic pembicaraan mungkin saja telah berubah dari sebelumnya. Oleh karena itu, jangan lupa mengubah subjek email. Salah satu kesalahan yang sering muncul ketika menuliskan subjek email adalah penulisan subjek email terlalu umum. Sebagai contoh, subjek “minta informasi”. Tentunya akan lebih baik jika dibuat menjadi “minta informasi no telp Ibu Octa”. Dengan subjek tersebut maka penerima akan langsung mengetahui informasi apa yang diminta dari pengirim email. 

7. Mengatur prioritas

Kadang-kadang pengirim email senang menambahkan kata penting atau urgent di subjek email agar penerima menempatkannya sebagai email yang penting dibuka atau dibalas. Bla melakukan hal seperti ini, kita perlu memastikan bahwa email kita memang betul-betul penting atau urgent.

8. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu

Mereply email tanpa menghapus isi email terdahulu kadang-kadang membantu penerima email mengingat apa yang dia sudah kirimkan kepada kita. Hal ini akan membantu penerima email untuk menangkap pesan balasan dari kita. Namun, sering kali setelah membalas email beberapa kali, topic kita sudah berubah dan tidak berhubungan lagi dengan sebelumnya. Jika hal ini terjadi, ada baiknya kita menghapus pesan-pesan sebelumnya.

9. Jangan meneruskan email berantai

Kadang-kadang kita menerima email berupa cerita, humor atau hal-hal lain yang kemudian meminta kita untuk meneruskan email tersebut kepada sejumlah orang dan mengancam kita bila tidak meneruskannya. Hal seperti ini cukup mengesalkan. Jika hal ini terjadi, sebaiknya kita tidak usah mengirimkan kepada orang atau teman-teman kita.

10. Hormati privasi orang lain

Hormati juga alamat email mereka. Bila kita sedang mengirimkan email ke sejumlah orang yang mungkin satu sama lain tidak saling kenal, gunakan “bcc” atau blind carbon copy agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Sebagian orang tidak suka kalau alamat emailnya kita berikan kepada orang lain, sekalipun tanpa sengaja. Setelah itu, alamat email sering kali digunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab dengan cara mengirimkan “spam” ke alamat email tersebut. Jika hal ini terjadi, orang lain akan complain kepada kita. 

11. Jangan melakukan spam

Mungkin saja kita tidak sengaja melakukannya. Banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari ‘forwarded email”, kemudian menggunakannya tanpa permisi. Hal ini termasuk bentuk spam. 

12. Gunakan huruf besar seperlunya

Dalam menulis email, kita tidak boleh menggunakan huruf besar semua. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (capslock) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak. Karena itu gunakan huruf besar seperlunya. 

13. Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi

Kita perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan dan ikon emosi (emotion). Belum tentu penerima email mengerti apa yang kita maksudkan. Terlebih jika kita mengirimkan email untuk urusan resmi. Kesalahan pengetian dari penerima email akan merugikan kita sendiri.

14. Jangan terbawa emosi

Jika kita menerima email yang kurang menyenangkan, jangan membalas saat itu juga. Kita perlu memikirkan maksud sebenarnya. Menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya juga akan membuat emosi kita mereda. Dengan demikian, kita dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin. 

15. Bersabarlah menunggu balasan email

Kita harus bersabar bila email yang kita kirimkan belum dibalas. Orang lain mungkin mempunyai kesibukan tersendiri dan belum sempat membalas email kita. Banyak orang hanya mengecek emailnya seminggu sekali, bahkan lebih lama dari itu. 

16. Ketertarikan yang berbeda

Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Setiap orang memiliki ketertarikan akan sesuatu hal yang berbeda-beda. Topik yang kita anggap menarik, belum tentu menarik bagi orang lain. Cerita-cerita yang kita anggap lucu, bias saja menjadi cerita bodoh bagi orang lain. Sebaiknya, kita menanyakan apakah dia senang dengan email yang kita kirimkan. 

17. Jangan lampirkan file yang tidak perlu

Sebaiknya kita tidak melampirkan file yang tidak perlu dalam email kita. Hal ini sering kali terjadi secara tidak sengaja. Sering kali kita lupa menghapus file attachment pada saat memforward atau mereply email. File-file tersebut akan membuat kotak surat penerima email menjadi penuh. 

18. Buatlah layout yang baik

Membaca email kadang kala tidak nyaman. Hal ini dikarenakan kita harus membacanya di depan computer, apalagi jika sudah bekerja di depan computer seharian. Karena itu, jika kita mengirimkan email, sebaiknya kita membuat layout yang baik, sehingga penerima email dapat membacanya dengan mudah.

 

sumber: http://start2bloggers.blogspot.co.id/2011/12/etika-mengirimkan-e-mail.html